поиск
Подключиться
Настройки
Правила сети
Форум
IPTV НТВ-ПЛЮС
Документы
Тарифы
Оплата
Проверка скорости
Личный кабинет
Блокировка счета
Смена тарифа
О компании
Вакансии
Рекомендации по работе с электронной почтой
Главная » Правила сети » Рекомендации по работе с электронной почтой

В этом документе описываются простые правила этикета при общении пользователей по электронной почте.

  • Адреса и персональные имена
  • Тема письма (Subject)
  • Длина, содержание и формат письма
  • Ответы
  • Подписи
  • Простые правила вежливости
  • «Смайлики»
  • И наконец...

Адреса и персональные имена

Персональное имя (не то же самое, что подпись) - произвольная строка, которую многие мэйлеры (программы электронной почты) позволяют присоединять к Вашим сообщениям в качестве текстового комментария.

  • Если Ваша система позволяет, всегда пишите персональное имя: оно является для Вас лучшей «визитной карточкой», чем адрес e-mail.
  • Используйте осмысленные имена. Выражения типа «догадайся сам» не только мешают определить автора письма, но и оскорбляют интеллект адресата.
  • Если Ваша почтовая система позволяет отправлять письма вместе с именами адресатов, используйте эту возможность. Таким образом, администратору сети будет легче найти адресата по имени, если сам адрес окажется ошибочным.

Пример: адрес 344188@foo.chaos.com содержит меньше информации, чем 344188@foo.chaos.com (Word Prefect).

Тема письма (Subject)

  • Не забывайте давать названия своим письмам. Практически все мэйлеры позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, и часто пользователь ориентируется именно на названия, когда просматривает свою почту.
  • Избегайте бессмысленных названий. Например, отправляя письмо службе технической поддержки WordPerfect, не следует называть его WordPerfect - с тем же успехом Вы могли бы вообще ничего не писать. Если Вы при ответе на письмо меняете тему разговора, не забудьте изменить и название.
  • Точный заголовок - самый простой способ определить тему беседы, и если Вы измените тему, оставив заголовок прежним, адресат может прийти в замешательство.

Длина, содержание и формат письма

  • Старайтесь, чтобы длина Вашего письма отвечала стилю беседы: если Вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу. Держитесь как можно ближе к теме. Если Вы хотите поговорить о чем-то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда Ваш адресат сможет хранить его отдельно.
  • Не пишите весь текст заглавными буквами - его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Старайтесь разбивать Ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений.
  • Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании (по моему опыту, самое безграмотное сообщение - электронное). Если Вы считаете свои мысли достойными изложения в письме, позаботьтесь, чтобы они были изложены правильно.
  • Избегайте публичных флэймов - писем, составленных под влиянием эмоций. Послания, отправленные в момент душевных переживаний, чаще всего только ухудшают ситуацию. Возможно, позже Вы будете раскаиваться в своих словах, поэтому перед тем как начать "флэймовую войну", спокойно обдумайте положение. (Попробуйте сварить себе кофе - удивительно, как быстро улягутся Ваши эмоции с помощью чашечки хорошего кофе.)
  • Если Ваш мэйлер поддерживает различные параметры оформления текста (жирный шрифт, курсив и т.д.), убедитесь, что мэйлер адресата обладает такими же возможностями. К тому времени, как был составлен этот документ, большинство программ электронной почты в Internet могли работать только с текстом, хотя ситуация, конечно, изменяется.
  • Трижды подумайте перед тем, как включать номер Вашей кредитной карточки в свои электронный письма. Электронную почту могут перехватить, и Ваш счет в банке подвергнется опасности.

Ответы

  • Включайте в Ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Помните, электронная почта - не разговор по телефону в реальном времени, и Ваш адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно, если он ведет активную переписку). Включайте отрывки оригинального текста в Ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь.
  • Не переусердствуйте в цитировании предыдущих посланий. Очень неприятно получать обратно собственное письмо на пяти страницах (в качестве комментария) с маленькой припиской типа "я согласен" в конце. Отделяйте каким-то образом текст Вашего послания от текста цитируемых писем, тогда Ваш ответ будет легче читаться. Обычно используется для этих целей знак >, хотя это и не единственный вариант.
  • Старайтесь не смешивать в своем послании информацию общего и личного характера.
  • Спросите себя: так ли уж необходим Ваш ответ. Например, если Вы получили письмо в результате веерной рассылки, вряд ли стоит извещать каждого из адресатов о своем отношении к нему - лучше послать письмо непосредственно автору.

Подписи

Подпись - небольшой текстовый отрывок в конце сообщения, обычно содержит информацию о контактах. Большинство мэйлеров могут автоматически "приклеивать" подпись к исходящим сообщениям. Подпись - интересная вещь, но и в ней надо знать меру.

  • Если можете, используйте подпись. Она должна идентифицировать Вас и содержать данные об альтернативных каналах связи (обычный телефон, факс). На многих системах, в частности, тех, где почта проходит через шлюзы, Ваша подпись может быть единственным идентификатором.
  • Делайте свою подпись покороче - 4-7 строчек вполне достаточно. Неоправданно длинные подписи загружают каналы связи.
  • Некоторые мэйлеры позволяют добавлять случайные строки к Вашей подписи: будьте с этим аккуратнее. В любом случае помните: «Краткость - сестра таланта» . Цитата на сотни слов из «Критики чистого разума» Канта в качестве подписи вряд ли порадует Ваших адресатов.
  • Понятие «оскорбления» может толковаться очень широко, поэтому старайтесь избегать выражений, которые могут послужить причиной конфликта на религиозной, расовой, политической или сексуальной основе.
  • Не используйте «местные» (понятных только Вам и небольшому кругу лиц) замечания. Вы не найдете понимания у пользователей других городов, стран или культурных сообществ.
  • Изменяющиеся подписи лучше всего смотрятся, если носят шутливый характер. Высказывания на политическую тему, например, могут расстроить некоторых людей, в то время как короткая шутка только поднимает настроение.

Простые правила вежливости

Электронная почта - средство связи между людьми, и без правил вежливости здесь не обойтись.

  • Если Вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, не забудьте сказать «пожалуйста». В то же время, если кто-то помогает Вам, никогда ни вредно сказать «спасибо». Хотя это может показаться банальным, Вы будете удивлены тем, какое количество людей являются образцами вежливости в реальной жизни и словно забывают о своих манерах в переписке по e-mail.
  • Не ждите, что Вам ответят немедленно. Тот факт, что Вы в течение десяти минут не получили ответа на свой вопрос, вовсе не означает, что адресат Вас игнорирует.
  • Помните, что не существует надежной почтовой системы. Не разумно помещать очень личную информацию в электронное письмо, если только Вы не собираетесь его зашифровать с помощью надежной программы шифрования. Помните об адресате. Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в плохие руки.
  • Включайте в свое письмо полную информацию по теме, особенно, если рассчитываете на квалифицированный ответ. Например, если Вы посылаете сообщение «Программа электронных таблиц не работает» в службу технической поддержки компании «Lotus», консультант вряд ли сможет Вам помочь - ему для этого просто не хватит для этого информации. Вам нужно включить детальное описание проблемы, не забывая указать версию программы, которой Вы пользуетесь.

«Смайлики»

Хотя электронная почта недалека от разговора в реальном времени, она лишена возможности жестикуляции. Для решения этой проблемы в Internet используются "смайлики" - последовательности ASCII-символов, которые напоминают лицо, если смотреть на них, повернув голову набок. Чаще всего применяют такие "смайлики":

  • :-) или :) - улыбка; обычно используется для выражения радости, удовольствия
  • :-( или :( - несчастное лицо; выражает сожаление или разочарование.
  • ;-) или ;) - подмигивающее лицо; обычно выражает иронию и означает, что слова не следует понимать слишком буквально.

Существуют сотни различных «смайликов», одни используются чаще, другие - реже.

Правильное использование «смайликов» способно придать Вашему письму живой характер и даже заменить жестикуляцию. Однако, не переусердствуйте.

И наконец...

Помните, что e-mail - средство связи с живыми людьми. Перед тем, как послать письмо, прочтите его внимательно еще раз и поставьте себя на место получателя.

Платежная система QIWI
Рейтинг@Mail.ru